매점 경영 관리 및 정산

매점 경영 관리 및 정산

 

아침에 매장을 오픈하면 가장 먼저 전날 주문한 상품이 제대로 들어왔는지 수량 및 상태 등을 확인해야 합니다. 상품 중 잘못 들어온 것은 없는지, 외관 등에 있어서 이상은 없는지 확인을 합니다. 특히 유통기한 확인이 중요합니다. 한 박스 안의 물품인데 유통기한이 다른 경우도 가끔 있기 때문입니다. 수량과 제품 상태를 모두 체크했다면 공급명세서를 잘 보관하고, 입고된 상품의 수량을 포스 등에 등록합니다. 영업 중 상품 재고 관리는 수업시간에 이뤄집니다. 쉬는 시간에는 판매된 물품들을 다시 채워 넣습니다.

영업이 종료되면 추가 주문해야 할 상품들을 체크합니다. 앞서 1장 운영 준비>1.계약 준비>3) 상품 공급업체와 계약에서 설명했듯이 각 업체별로 연락을 취해 주문을 합니다. 주의해야 할 부분은 생협 제품의 경우 전날 주문해서 받기 어려우니 미리 소비량과 재고량을 측정하여 주문해야 합니다. 영업일 3일 전에는 주문이 들어가야 하는 경우도 있습니다.

<조합원들과 함께 이렇게 운영해요!>

매점 운영에 대해서 잘 모르는 조합원, 학교 구성원의 경우 10분 동안의 판매로만 받아들일 수 있습니다. 조합원들과 함께 경험을 공유하면 조합 운영에 대한 보다 폭넓은 상을 가질 수 있습니다.

1) 자원봉사나 아르바이트로 매점 입고 및 제품 관리를 경험하며 느낀 점이나 개선 사항을 적어보도록 합니다.

2) 분기별로 매점 인기 판매 품목 리스트 등을 공유하며 조합 사업에 관심을 갖도록 합니다.

번거롭다고 한 번에 많이 주문하기 보다는 상품 판매 추이를 지켜보며 그때 그때 상황에 맞춰서 적절한 수량을 주문하는 것이 좋습니다. 유통기한을 고려해야 하기 때문입니다. 유통기한에 임박한 제품들을 임원이나 조합원들이 구매를 하거나, 시식 차원에서 매점에 오는 학생들에게 무상으로 주는 경우도 있습니다.

주의해야할 부분은 방학 때는 문을 닫으니 방학 전부터는 재고 관리를 보다 신중하게 해야 한다는 점입니다. 예를 들어 아이스크림의 경우 방학 중 갑자기 정전이 되면 상해서 먹을 수 없게 되거나 녹아서 모양이 변형될 수 있기 때문입니다.

 

 

정산

 

매점을 운영하면서 매일 정산하여 법인 통장에 입금하는 것이 좋습니다. 보통은 시작할 때 ‘시재금(時在金)’이라고 하여 매일 일정한 금액을 맞춰놓고 시작합니다. 판매 등으로 잔돈이 필요하고, 경 로 지출해야 할 일이 있을 수 있어서 전날 매출을 모두 통장에 넣어서는 안 됩니다. 즉 매일 시작하는 금액은 일정하게 맞추고, 그 이상의 금액을 통장에 입금하는 방식입니다. 학교의 매출에 따라 다르지만 보통 10~80만원 사이에 맞춥니다. 잔돈도 100원, 500원, 천원, 오천원권 등을 충분히 갖춰놓아야 합니다.

쉬는 시간에 바로 포스를 찍기는 어려우니 수기로 간략히 표기했다가 수업시간에 찍거나 다음처럼 재고량을 통해서 당일 상품 판매량을 관리하는 방법이 있습니다.

당일 상품 판매량(C) =포스상의 잔고(A)–마감 시 파악한 상품 재고량(B)

C를 매출 처리한 후 포스의 현금 보유량과 시재금의 일치 여부 확인

주의해야 할 것은 학생 교육 시 간식 지원 등으로 내부 소비가 되는 경우입니다. 이는 따로 표기를 해야 합니다. 이러한 자가 소비는 판매가를 “ 0원”으로 하여 매출처리를 하고 재고를 맞춘 후 부가가치세를 뺀 금액으로 비용처리 합니다.

다음으로 월 정산입니다. 먼저 지출과 관련하여 살펴보겠습니다. 매입 상품과 관련하여 한 달 동안 모아둔 공급명세표를 집계하여 거래처와 결제할 금액이 맞는지 확인합니다. 매일 입고 관리를 하면서 체크를 했지만, 포스 상의 입고 수량과 공급명세표의 입고 수량이 맞는지도 다시 확인해 봅니다. 거래 금액 이상 청구가 되는 경우도 간혹 있기 때문입니다. 이상이 없으면 물품대금을 지급한 후 거래처에 전자세금계산서 발행을 요청합니다. 전기요금은 행정실에서 요금산출내역서를 발급받아 송금납부합니다.

원칙적으로 모든 거래는 법인통장을 통해 처리하고 전자(세금)계산서 발행을 원칙으로 합니다. 법인사업자와 직전 연도의 사업장별 재화 및 용역의 공급가액의 합계액이 3억원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서 발급 의무가 있습니다. 매점과 거래하는 대부분은 전자세금계산서 발급 의무 주체이기에 발행 받을 수 있습니다. 또 학교협동조합 역시 법인사업자로 발급 주체입니다. 발급자와 거래상대방 쌍방으로 이메일이 오고 국세청에도 정보가 가는 방식입니다.

(1) 국세청 홈택스( www.hometax.go.kr )를 이용한 발급

: 공인인증서 또는 보안카드로 발급

(2) 전자세금계산서 발급대행사업자의 시스템을 이용한 발급

: 공인인증서로 발급. 일정 수수료 지급

(3) ARS 발급

: 세무서에서 보안카드 수령후 전화 126-1-2-3

(4) 세무서대리발급

따라서 현금 거래는 지양하는 것이 좋습니다. 불가피하게 현금으로 거래할 경우에는 현금영수증 또는 간이영수증 등 관련 증빙을 반드시 챙기도록 합니다. 이는 이후 부가가치세 등 세금 납부 시 필요한 증빙인데다, 조합 내에서도 불필요한 오해와 불신을 줄일 수 있는 방안입니다.

아울러 법인 통장을 다음처럼 용도에 따라 분리하여 관리할 것을 권해드립니다.

(1) 출자금 통장

(2) 영업 통장

(3) 위탁 사업비 통장

(4) 퇴직금 통장(1년 이상 근무하는 근로자 대비)

(5) 이사장 활동비 통장

(6) 기부금 통장

(7) 부가세 통장(부가세 대비해서 월별 적립)

(8) 도서적립금 통장(포인트 통장)

이사장 등 임원의 대외 활동비가 필요한 경우가 있습니다. 현재 표준 정관에도 “임원에 대하여 규정이 정하는 바에 따라 여비 등 조합 업무와 관련된 비용을 실비 범위 내에서 지급할 수 있다.”고 되어 있습니다. 이는 일종의 ‘판매비 및 일반관리비’ 항목입니다. 다만 일정 금액을 정기적으로 지급하는 것은 근로소득으로 볼 가능성이 있기에 조심해야 하는 부분입니다. 따라서 통장을 별도로 하여 일정 금액을 입금하여 체크카드를 주고 사용할 수 있도록 하는 게 좋습니다.

이러한 모든 지출은 다음처럼 협동조합 내부적으로 지출결의서를 작성해 결재를 진행하고 결재 후에는 모아서 보관합니다. 이는 회계처리 시 필요한 증빙자료를 체계적으로 보관할 수 있을 뿐만 아니라 조합 내부 의사결정 과정을 투명하게 만들어 주기 때문입니다. 오해의 소지가 발생할 수 있는 경우를 살펴보면 조합 내에 여유 자금이 충분히 없어서, 혹은 법인 카드가 없어서 개인 카드 등으로 우선 결제한 경우입니다. 이 경우 지출결의서 없이 조합에서 개인에게 돈을 줬을 경우 대내외적으로 문제가 될 소지가 있습니다. 서류가 갖춰지지 않은 상태에서 기억만으로는 한계가 있기 때문에 정확한 사유를 잊어버리거나 담당자가 바뀌면서 생기는 오해와 불신의 소지도 있을 수 있습니다. 거꾸로 물품 구입 관련 세금계산서는 끊어놓았는데, 지역의 우호적인 생산자가 재료비만 받고 원금액보다 적은 금액을 받은 경우도 있을 수 있습니다. 이렇게 돈을 지급하지 않은 부분은 “채무면제 이익”으로 처리해야 합니다. 이런 사유들을 잘 정리하고 기록해 두는 게 중요합니다. 또한 매니저-회계 등 담당이사-이사장 결재라인을 만들어 정보를 공유하고 여러 사람이 함께 살펴봄으로써 오류를 줄일 수 있습니다. 임의 양식이기 때문에 학교에 맞게 바꿔 써도 좋습니다.

 

다음으로는 매출과 관련하여 월 정산을 합니다. 그 동안의 현금 매출액+카드 매출액+티머니 결제 금액 등을 합산하여 통장 입금 금액과 맞는지 확인합니다. 재고에 있어서도 말일자 재고 현황을 다음과 일치하는지 다시 확인합니다.

말일자 재고 수량 =전월 재고 수량+입고된 물품 수량-판매 물품 수량

* 포스에서 조회가능

이상 비용과 매출 월 정산을 마무리 한 뒤, 한 달 동안 은행 거래 내역을 엑셀로 다운 받아 회계 과목별로 분류하여 정산을 한 뒤 월별 손익표를 최종 작성합니다.

연말 정산은 월별 손익표를 합산하고, 다음에서 언급할 부가가치세 등 세금 납부를 포함하여 최종 손익계산서를 만드는 작업입니다. 이는 자체적으로 하기보다는 회계사·세무사의 도움을 받아 정리하게 됩니다. 이렇게 해서 잉여금이 발생할 경우 사회적협동조합은 배당이 금지되어 있기 때문에 적립금 형태로 이월됩니다. 협동조합 매점은 이윤을 적게 남기며, 남는 이윤을 학생교육과 복지활동에 대부분 사용하기 때문에 잉여금이 발생하는 경우가 적습니다. 잉여금을 많이 남기는 것 자체가 목표라기 보다는 학교 구성원들의 필요를 충족하는 것이 본래의 목적이기 때문입니다. 또한 잉여금이 남더라도 사회적협동조합은 잉여금의 30% 이상을 당해 회계연도 출자금 납입 총액의 3배가 될 때까지 법정적립금으로 적립하도록 되어 있습니다. 아울러 법정적립금을 제외하고도 남은 잉여금은 임의적립금으로 적립됩니다.

<조합원들과 함께 이렇게 운영해요!>

협동조합은 결사체임과 동시에 사업체이기에 경영 관련한 교육훈련 및 정보 제공도 무척 중요합니다. 조합원들과 함께 공부하고 정보를 공유하는 시간을 가지도록 합시다.

1) 매출이 곧바로 수익으로 연결되지 않는다는 것을 이해하며, 우리 매점 운영에 지출되는 비용 항목들을 살피며 원가 개념을 이해하는 시간을 갖습니다.

2) 월별 정산 시 사업분과위원회와 관심있는 조합원들과 함께 항목들을 정리하고, 월별 손익표를 작성하며 한 달 살림살이를 논의하는 시간을 갖습니다.

 

세금 관리

 

세금과 관련해서는 조합 차원에서 하기 어려운 부분들이 많아 세무사 사무소를 통해서 월 10~20만원을 주는 경우가 많습니다. 이를 기장료라고도 하는데요. 기장료란 세금신고를 위해 사업체를 대신하여 장부를 작성해 주고 세금 신고를 대신해 주는 세무사 사무실에 대가로 지급해 주는 비용입니다. 일반적으로 기장료는 매출 1억 미만을 기준으로 월 16만원 정도, 기타 법인세 조정료가 40만원 정도이니 참고바랍니다. 서울시사회적경제지원센터에서는 2016년 현재 학교협동조합들에 기장료 없이 매월 1회 세무 지원을 해주고 있습니다.

세무사 사무실이나 회계지원단에서 회계·세무 업무를 하더라도, 전자세금계산서, 영수증 등 증빙자료는 개별 학교협동조합에서 꼼꼼히 챙기셔야 합니다. 따라서 일상적인 증빙 수취 및 영수증 정리가 중요하며 조합 내부에 담당자가 있어야 합니다. 아울러 월별 손익 역시 사업의 추이를 위해서 내부적으로 정리해 가셔야 합니다. 여러 사람들이 함께 운영하는 만큼 중간에 오류나 누락이 있을 수 있습니다. 일별 정산의 오류를 월별 정산에서 잡아주는 역할을 합니다.

또한 외부 세무회계 전문가에게 위탁을 하더라도 세금에 대한 기본 사항을 알고 있어야 합니다. 기본적으로 어떤 세금이 언제 나가는지, 세금과 관련해서 유의해야 할 부분들은 무엇인지를 잘 알고 있어야 합니다. 특히 세금은 자칫 시기를 놓치거나 신고를 잘못했을 때 과태료 부과로 불필요한 손실이 발생될 수 있습니다. 법인을 운영하며 내는 세금으로는 크게 1) 법인세, 2) 원천세, 3) 부가가치세, 4) 지방소득세 등이 있습니다.

먼저 법인세는 법인의 소득 금액 등을 과세 표준으로 부과되는 세금입니다. 비영리법인은 수익사업과 비수익사업을 구분해 회계처리를 해야 하고, 수익사업에서 발생한 소득에 대해서만 신고납부 의무가 있습니다. 학교협동조합 대부분은 사회적협동조합으로 설립되고 있으며, 비영리법인으로 분류됩니다. 비영리법인의 수익사업으로는 다음과 같이 법인세법 제3조 제3항에서 열거하고 있습니다.

법인세법

제3조(과세소득의 범위) ① 법인세는 다음 각 호의 소득에 대하여 부과한다. 다만, 비영리내국법인과 외국법인에 대하여는 제1호 및 제3호의 소득에 대하여만 법인세를 부과한다. <개정 2014. 12. 23., 2017. 12. 19.>

1. 각 사업연도의 소득

2. 청산소득(淸算所得)

3. 제55조의2 및 제95조의2에 따른 토지등 양도소득

4. 제56조 및 「조세특례제한법」 제100조의32제2항에 따른 미환류소득

② 연결법인의 각 사업연도의 소득은 제76조의14제1항의 각 연결사업연도의 소득으로 한다.

③ 비영리내국법인의 각 사업연도의 소득은 다음 각 호의 사업 또는 수입(이하 "수익사업"이라 한다)에서 생기는 소득으로 한다. <개정 2013. 1. 1., 2017. 12. 19.>

1. 제조업, 건설업, 도매업ㆍ소매업, 소비자용품수리업, 부동산ㆍ임대 및 사업서비스업 등의 사업으로서 대통령령으로 정하는 것

2. 「소득세법」 제16조제1항에 따른 이자소득

3. 「소득세법」 제17조제1항에 따른 배당소득

4. 주식ㆍ신주인수권(新株引受權) 또는 출자지분(出資持分)의 양도로 인하여 생기는 수입

5. 고정자산의 처분으로 인하여 생기는 수입. 다만, 고유목적사업에 직접 사용하는 고정자산의 처분으로 인하여 생기는 대통령령으로 정하는 수입은 제외한다.

6. 「소득세법」 제94조제1항제2호 및 제4호에 따른 자산의 양도로 인하여 생기는 수입

7. 제1호부터 제6호까지의 규정 외에 대가(對價)를 얻는 계속적 행위로 인하여 생기는 수입으로서 대통령령으로 정하는 것

④ 외국법인의 각 사업연도의 소득은 제93조에 따른 국내원천소득(이하 "국내원천소득"이라 한다)으로 한다. 다만, 비영리외국법인의 경우에는 국내원천소득 중 수익사업에서 생기는 소득만 해당한다.

[전문개정 2010. 12. 30.]

 

다음으로 원천세는 실질적으로 소득을 지급한 달 다음달 10일에 신고 및 납부해야 합니다. 원천세는 소득금액 또는 수입금액을 지급할 때, 지급받는 사람이 부담할 세액을 미리 국가를 대신하여 징수하는 세금입니다. 만약 근로자가 매월 자신의 소득에 대한 세금을 일일이 납부한다면 무척 번거롭겠죠? 그래서 월급을 주는 사업자가 미리 세금을 징수하는 방식입니다. 원천징수이행상황신고서를 제출합니다.

원천세를 계산해야 하는 경우로는 근로소득세, 사업소득세, 기타소득세 등이 있습니다. 먼저 근로소득세는 국세청의 근로소득간이세액표 자동조회프로그램( https://www.nts.go.kr/cal/cal_06.asp )을 통해 세금을 계산할 수 있습니다. 연말정산 시 추가납부 등에 따른 근로자의 부담을 분산하기 위해 월 급여 수준과 공제 대상 부양가족 수별로 매월 원천징수해야하는 세액을 정한 표입니다. 참고로 근로소득 원천징수영수증은 연말 정산이 완료된 후에 나옵니다. 일용직에 대해서도 근로소득세가 발생합니다. 다만 일당 10만원까지는 세금이 별도로 없습니다. 일용직은 3개월에 한 번씩 원천세를 납부합니다. 일용직도 원천세는 매월 다음달 10일까지 신고 납부합니다. 일용근로소득 지급명세서는 2월 4월 7월 10월 말일까지 신고합니다.

협동조합에 고용된 사람들만 아니라, 비정기적으로 외부 강사가 오는 경우 강의료를 주기 전에 마찬가지로 원천세를 떼야 합니다. 이때 사업소득세와 기타소득세로 나눠집니다. 강의 자체를 직업으로 하는 분들은 사업소득세에 해당하고, 직업적으로 강의를 하지 않는 분의 경우에는 기타소득세에 해당합니다. 기타소득세의 경우 보통 수입의 2018년 기준 70%(※2019년 기준 60%) 필요경비로 인정되어 공제한 후 나머지 30%에 대해 그 금액의 10%의 주민세를 내게 됩니다. 따라서 (강의료x30%)x22%로 해서 강의료x6.6%(※2019년 기준 강의료x8.8%)를 원천징수하게 됩니다. 반면 전문적으로 고용된 강사라면 근로소득으로서 원천징수를 하게 되고, 프리랜서라면 사업성을 띄기 때문에 사업소득세로서 원천징수를 하게 됩니다. 사업소득세에 대한 세율은 3%이면 그에 따른 주민세가 10%로서 강의료x3.3%를 원천징수하게 됩니다.

원천세는 매월 10일 국세청 홈택스를 통해 전자신고할 수 있습니다. 원천세 이행상황신고서를 접수해서 제출하는 방식입니다. 원천징수 의무자가 매월분 급여에 대해 간이세약표에 의한 세액보다 과소납부한 경우 원천세 납부불성실가산세가 적용됩니다. 아울러 다음처럼 원천세 관련하여 지급명세서를 다음과 같이 연 1회(일용직근로소득 제외) 제출해야 합니다.

시기	구분
차년도 2월	이자소득, 배당소득, 기타소득
차년도 3월 10일	근로소득, 퇴직소득, 사업소득
2월 28일, 4월 30일, 7월 31일, 10월 31일	일용직근로소득

부가가치세는 사업자가 영업활동을 하는 과정에서 부가된 가치에 대하여 내는 세금입니다. 부가가치세는 사업 결과 얻어진 수입에서 수입을 얻기 위하여 정당하게 사용된 비용을 공제한 “부가가치”(매출액-매입액)에 대해 내는 세금입니다. 따라서 부가가치가 발생하지 않으면 내지 않을 수 있습니다. 예를 들어 앞에서 상품재고 관리에 나왔듯이 상품을 판매해서 소득을 얻지 않고, 조합 내부에서 자가 소비할 경우 이 부분에 대해서는 부가세를 내지 않습니다. 마찬가지로 매출에 있어서도 부가세가 부과됩니다. 다만 거래 상대방으로부터 받아 놓은 세금이므로 전체적으로 영업이익이 마이너스인, 즉 결손 상태라 하더라도 부가세를 냅니다. 부가가치세는 6개월에 한 번씩 내며 다음처럼 예정-확정으로 나눠지게 됩니다. 이 기한은 조합 회계연도와 상관없이 모두 공통입니다. 특히 6월말과 12월 말에는 회기가 바뀌기에 전자세금계산서 발급에 조심해야 합니다. 전자세금계산서 발급과 결재 시기의 차이로 세금이 달라질 수 있기 때문입니다.

기수	구분	과세 대상 기간	신고 납부 기간
제1기	예정 신고	1.1~3.31	4.1~4.25
	확정 신고	4.1~6.30	7.1~7.25
제2기	예정 신고	7.1~9.30	10.1~10.25
	확정 신고	10.1~12.31	다음해 1.1~1.25

<조합원들과 함께 이렇게 운영해요!>

회계와 세무 부분은 많은 분들이 가장 어렵게 느끼는 부분입니다. 특히 학생들의 경우 익숙하지 않은 용어들이 많이 나와서 더욱 어렵게 느껴질 수 있습니다. 그렇지만 직접 소유하고 운영하는 사업체에 해당하는 일이기 때문에 더욱 친근하고 가깝게 느껴질 수 있다는 장점이 있습니다.

1) 법인세, 원천세, 부가가치세, 지방소득세 등 세금의 개념을 이해하는 시간을 갖습니다.

2) 위 세금들이 학교협동조합과 어떤 지점에서 연결되는지 얘기해 보며, 각각의 항목들을 연결짓고 전년도 기준으로 세금을 계산해 봅시다.

부가가치세는 공급가액의 10%입니다. 부가세는 국세청 홈택스( www.hometax.go.kr )에 접속한 후 신고서 작성 화면에서 세법에 의한 신고서와 관련 서류를 직접 입력하여 전송(제출)할 수 있습니다. 3달에 한 번씩 예정과 확정으로 신고하려면 자료 입력이 쉽지 않아 세무대리인을 통해 접수하는 방식을 택합니다.

끝으로 법인 관련 지방소득세가 있습니다. 이는 지자체에서 부과해서 고지하는 세금입니다. 조합 자체 재산이 있다면 재산세도 나옵니다.

 

기타

 

출자금 관리대장을 비롯해 각종 서류철 및 문서관리도 중요합니다. 조합원들과 함께 정기적으로 서류를 정리하거나 방학을 이용해서 함께 정리해 나가는 것도 필요합니다. 다음처럼 학교협동조합 매점 한 켠에 각종 서류들을 철해서 잘 관리해 놓기를 권합니다.

조합원 명부 관리

 

아울러 사회적협동조합으로서 다음 요건을 갖춘 경우 지정기부금단체가 될 수 있습니다. 다음 요건에 해당하는 경우 주무관청에 지정기부금단체 추천을 요청하며 관련 서류를 검토하여 매 분기 마지막 달 1개월 전까지 추천서를 공문으로 기획재정부 법인세제과로 제출하도록 되어 있습니다. 지정이 되면 법인은 지출하는 기부금에 대하여는 소득금액의 10% 내에서 손비가 인정되고, 개인은 지출하는 기부금에 대하여는 소득금액의 30%(종교단체 10%)를 한도로 기부금의 15%(3천만원 초과시 25%)를 세액공제 받게 됩니다. 단 사업자의 기부금은 한도 내 금액을 손비로만 인정합니다.

○ 정관의 내용상 수입을 회원의 이익이 아닌 공익을 위하여 사용하고, 사업의 직접 수혜자가 불특정 다수인 것이 인정될 것

- 사회적협동조합인 경우에는 정관의 내용상『협동조합기본법』제93조제1항제1호(지역사업형) 또는 제2호(취약계층서비스제공형)의 사업을 수행하는 것으로 인정될 것.

○ 정관에 해산시 잔여재산을 국가, 지방자치단체 또는 유사한 목적을 가진 다른 비영리법인*에게 귀속하도록 한다는 내용이 기재될 것

○ 인터넷 홈페이지가 개설되어 있고, 홈페이지를 통해 연간 기부금 모금액 및 활용실적을 공개한다는 내용이 정관에 기재되어 있을 것

○ 지정일이 속하는 연도와 그 직전 연도에 해당 비영리법인의 명의 또는 그 대표자의 명의로 특정 정당 또는 특정인에 대한 「공직선거법」 제58조제1항에 따른 선거운동*을 한 것으로 권한 있는 기관이 확인한 사실이 없을 것

○ 지정이 취소되거나 지정이 제한된 경우에는 지정취소를 받은 날 또는 지정기간 종료일부터 3년이 경과할 것.

 

 

 

영업이 종료되면 추가 주문해야 할 상품들을 체크합니다. 앞서 1장 운영 준비>1.계약 준비>3) 상품 공급업체와 계약에서 설명했듯이 각 업체별로 연락을 취해 주문을 합니다. 주의해야 할 부분은 생협 제품의 경우 전날 주문해서 받기 어려우니 미리 소비량과 재고량을 측정하여 주문해야 합니다. 영업일 3일 전에는 주문이 들어가야 하는 경우도 있습니다.

<조합원들과 함께 이렇게 운영해요!>

매점 운영에 대해서 잘 모르는 조합원, 학교 구성원의 경우 10분 동안의 판매로만 받아들일 수 있습니다. 조합원들과 함께 경험을 공유하면 조합 운영에 대한 보다 폭넓은 상을 가질 수 있습니다.

1) 자원봉사나 아르바이트로 매점 입고 및 제품 관리를 경험하며 느낀 점이나 개선 사항을 적어보도록 합니다.

2) 분기별로 매점 인기 판매 품목 리스트 등을 공유하며 조합 사업에 관심을 갖도록 합니다.

번거롭다고 한 번에 많이 주문하기 보다는 상품 판매 추이를 지켜보며 그때 그때 상황에 맞춰서 적절한 수량을 주문하는 것이 좋습니다. 유통기한을 고려해야 하기 때문입니다. 유통기한에 임박한 제품들을 임원이나 조합원들이 구매를 하거나, 시식 차원에서 매점에 오는 학생들에게 무상으로 주는 경우도 있습니다.

주의해야할 부분은 방학 때는 문을 닫으니 방학 전부터는 재고 관리를 보다 신중하게 해야 한다는 점입니다. 예를 들어 아이스크림의 경우 방학 중 갑자기 정전이 되면 상해서 먹을 수 없게 되거나 녹아서 모양이 변형될 수 있기 때문입니다.

 

 

정산

 

매점을 운영하면서 매일 정산하여 법인 통장에 입금하는 것이 좋습니다. 보통은 시작할 때 ‘시재금(時在金)’이라고 하여 매일 일정한 금액을 맞춰놓고 시작합니다. 판매 등으로 잔돈이 필요하고, 경 로 지출해야 할 일이 있을 수 있어서 전날 매출을 모두 통장에 넣어서는 안 됩니다. 즉 매일 시작하는 금액은 일정하게 맞추고, 그 이상의 금액을 통장에 입금하는 방식입니다. 학교의 매출에 따라 다르지만 보통 10~80만원 사이에 맞춥니다. 잔돈도 100원, 500원, 천원, 오천원권 등을 충분히 갖춰놓아야 합니다.

쉬는 시간에 바로 포스를 찍기는 어려우니 수기로 간략히 표기했다가 수업시간에 찍거나 다음처럼 재고량을 통해서 당일 상품 판매량을 관리하는 방법이 있습니다.

당일 상품 판매량(C) =포스상의 잔고(A)–마감 시 파악한 상품 재고량(B)

C를 매출 처리한 후 포스의 현금 보유량과 시재금의 일치 여부 확인

주의해야 할 것은 학생 교육 시 간식 지원 등으로 내부 소비가 되는 경우입니다. 이는 따로 표기를 해야 합니다. 이러한 자가 소비는 판매가를 “ 0원”으로 하여 매출처리를 하고 재고를 맞춘 후 부가가치세를 뺀 금액으로 비용처리 합니다.

다음으로 월 정산입니다. 먼저 지출과 관련하여 살펴보겠습니다. 매입 상품과 관련하여 한 달 동안 모아둔 공급명세표를 집계하여 거래처와 결제할 금액이 맞는지 확인합니다. 매일 입고 관리를 하면서 체크를 했지만, 포스 상의 입고 수량과 공급명세표의 입고 수량이 맞는지도 다시 확인해 봅니다. 거래 금액 이상 청구가 되는 경우도 간혹 있기 때문입니다. 이상이 없으면 물품대금을 지급한 후 거래처에 전자세금계산서 발행을 요청합니다. 전기요금은 행정실에서 요금산출내역서를 발급받아 송금납부합니다.

원칙적으로 모든 거래는 법인통장을 통해 처리하고 전자(세금)계산서 발행을 원칙으로 합니다. 법인사업자와 직전 연도의 사업장별 재화 및 용역의 공급가액의 합계액이 3억원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서 발급 의무가 있습니다. 매점과 거래하는 대부분은 전자세금계산서 발급 의무 주체이기에 발행 받을 수 있습니다. 또 학교협동조합 역시 법인사업자로 발급 주체입니다. 발급자와 거래상대방 쌍방으로 이메일이 오고 국세청에도 정보가 가는 방식입니다.

(1) 국세청 홈택스( www.hometax.go.kr )를 이용한 발급

: 공인인증서 또는 보안카드로 발급

(2) 전자세금계산서 발급대행사업자의 시스템을 이용한 발급

: 공인인증서로 발급. 일정 수수료 지급

(3) ARS 발급

: 세무서에서 보안카드 수령후 전화 126-1-2-3

(4) 세무서대리발급

따라서 현금 거래는 지양하는 것이 좋습니다. 불가피하게 현금으로 거래할 경우에는 현금영수증 또는 간이영수증 등 관련 증빙을 반드시 챙기도록 합니다. 이는 이후 부가가치세 등 세금 납부 시 필요한 증빙인데다, 조합 내에서도 불필요한 오해와 불신을 줄일 수 있는 방안입니다.

아울러 법인 통장을 다음처럼 용도에 따라 분리하여 관리할 것을 권해드립니다.

(1) 출자금 통장

(2) 영업 통장

(3) 위탁 사업비 통장

(4) 퇴직금 통장(1년 이상 근무하는 근로자 대비)

(5) 이사장 활동비 통장

(6) 기부금 통장

(7) 부가세 통장(부가세 대비해서 월별 적립)

(8) 도서적립금 통장(포인트 통장)

이사장 등 임원의 대외 활동비가 필요한 경우가 있습니다. 현재 표준 정관에도 “임원에 대하여 규정이 정하는 바에 따라 여비 등 조합 업무와 관련된 비용을 실비 범위 내에서 지급할 수 있다.”고 되어 있습니다. 이는 일종의 ‘판매비 및 일반관리비’ 항목입니다. 다만 일정 금액을 정기적으로 지급하는 것은 근로소득으로 볼 가능성이 있기에 조심해야 하는 부분입니다. 따라서 통장을 별도로 하여 일정 금액을 입금하여 체크카드를 주고 사용할 수 있도록 하는 게 좋습니다.

이러한 모든 지출은 다음처럼 협동조합 내부적으로 지출결의서를 작성해 결재를 진행하고 결재 후에는 모아서 보관합니다. 이는 회계처리 시 필요한 증빙자료를 체계적으로 보관할 수 있을 뿐만 아니라 조합 내부 의사결정 과정을 투명하게 만들어 주기 때문입니다. 오해의 소지가 발생할 수 있는 경우를 살펴보면 조합 내에 여유 자금이 충분히 없어서, 혹은 법인 카드가 없어서 개인 카드 등으로 우선 결제한 경우입니다. 이 경우 지출결의서 없이 조합에서 개인에게 돈을 줬을 경우 대내외적으로 문제가 될 소지가 있습니다. 서류가 갖춰지지 않은 상태에서 기억만으로는 한계가 있기 때문에 정확한 사유를 잊어버리거나 담당자가 바뀌면서 생기는 오해와 불신의 소지도 있을 수 있습니다. 거꾸로 물품 구입 관련 세금계산서는 끊어놓았는데, 지역의 우호적인 생산자가 재료비만 받고 원금액보다 적은 금액을 받은 경우도 있을 수 있습니다. 이렇게 돈을 지급하지 않은 부분은 “채무면제 이익”으로 처리해야 합니다. 이런 사유들을 잘 정리하고 기록해 두는 게 중요합니다. 또한 매니저-회계 등 담당이사-이사장 결재라인을 만들어 정보를 공유하고 여러 사람이 함께 살펴봄으로써 오류를 줄일 수 있습니다. 임의 양식이기 때문에 학교에 맞게 바꿔 써도 좋습니다.

 

다음으로는 매출과 관련하여 월 정산을 합니다. 그 동안의 현금 매출액+카드 매출액+티머니 결제 금액 등을 합산하여 통장 입금 금액과 맞는지 확인합니다. 재고에 있어서도 말일자 재고 현황을 다음과 일치하는지 다시 확인합니다.

말일자 재고 수량 =전월 재고 수량+입고된 물품 수량-판매 물품 수량

* 포스에서 조회가능

이상 비용과 매출 월 정산을 마무리 한 뒤, 한 달 동안 은행 거래 내역을 엑셀로 다운 받아 회계 과목별로 분류하여 정산을 한 뒤 월별 손익표를 최종 작성합니다.

연말 정산은 월별 손익표를 합산하고, 다음에서 언급할 부가가치세 등 세금 납부를 포함하여 최종 손익계산서를 만드는 작업입니다. 이는 자체적으로 하기보다는 회계사·세무사의 도움을 받아 정리하게 됩니다. 이렇게 해서 잉여금이 발생할 경우 사회적협동조합은 배당이 금지되어 있기 때문에 적립금 형태로 이월됩니다. 협동조합 매점은 이윤을 적게 남기며, 남는 이윤을 학생교육과 복지활동에 대부분 사용하기 때문에 잉여금이 발생하는 경우가 적습니다. 잉여금을 많이 남기는 것 자체가 목표라기 보다는 학교 구성원들의 필요를 충족하는 것이 본래의 목적이기 때문입니다. 또한 잉여금이 남더라도 사회적협동조합은 잉여금의 30% 이상을 당해 회계연도 출자금 납입 총액의 3배가 될 때까지 법정적립금으로 적립하도록 되어 있습니다. 아울러 법정적립금을 제외하고도 남은 잉여금은 임의적립금으로 적립됩니다.

<조합원들과 함께 이렇게 운영해요!>

협동조합은 결사체임과 동시에 사업체이기에 경영 관련한 교육훈련 및 정보 제공도 무척 중요합니다. 조합원들과 함께 공부하고 정보를 공유하는 시간을 가지도록 합시다.

1) 매출이 곧바로 수익으로 연결되지 않는다는 것을 이해하며, 우리 매점 운영에 지출되는 비용 항목들을 살피며 원가 개념을 이해하는 시간을 갖습니다.

2) 월별 정산 시 사업분과위원회와 관심있는 조합원들과 함께 항목들을 정리하고, 월별 손익표를 작성하며 한 달 살림살이를 논의하는 시간을 갖습니다.

 

세금 관리

 

세금과 관련해서는 조합 차원에서 하기 어려운 부분들이 많아 세무사 사무소를 통해서 월 10~20만원을 주는 경우가 많습니다. 이를 기장료라고도 하는데요. 기장료란 세금신고를 위해 사업체를 대신하여 장부를 작성해 주고 세금 신고를 대신해 주는 세무사 사무실에 대가로 지급해 주는 비용입니다. 일반적으로 기장료는 매출 1억 미만을 기준으로 월 16만원 정도, 기타 법인세 조정료가 40만원 정도이니 참고바랍니다. 서울시사회적경제지원센터에서는 2016년 현재 학교협동조합들에 기장료 없이 매월 1회 세무 지원을 해주고 있습니다.

세무사 사무실이나 회계지원단에서 회계·세무 업무를 하더라도, 전자세금계산서, 영수증 등 증빙자료는 개별 학교협동조합에서 꼼꼼히 챙기셔야 합니다. 따라서 일상적인 증빙 수취 및 영수증 정리가 중요하며 조합 내부에 담당자가 있어야 합니다. 아울러 월별 손익 역시 사업의 추이를 위해서 내부적으로 정리해 가셔야 합니다. 여러 사람들이 함께 운영하는 만큼 중간에 오류나 누락이 있을 수 있습니다. 일별 정산의 오류를 월별 정산에서 잡아주는 역할을 합니다.

또한 외부 세무회계 전문가에게 위탁을 하더라도 세금에 대한 기본 사항을 알고 있어야 합니다. 기본적으로 어떤 세금이 언제 나가는지, 세금과 관련해서 유의해야 할 부분들은 무엇인지를 잘 알고 있어야 합니다. 특히 세금은 자칫 시기를 놓치거나 신고를 잘못했을 때 과태료 부과로 불필요한 손실이 발생될 수 있습니다. 법인을 운영하며 내는 세금으로는 크게 1) 법인세, 2) 원천세, 3) 부